Los eventos deportivos generan un alto impacto en la población. Por ello, para garantizar el éxito de los mismos debemos tener en cuenta una serie de fases fundamentales.
No hablamos de una tarea sencilla. De hecho, puede resultar complejo. Por eso, es importante que en cualquier carrera, jornada o competición que gestionemos indiquemos de manera detallada las fases a seguir.
En este sentido, para organizar las distintas fases de un evento deportivo es importante que contemos con conocimientos de gestión de proyectos, protocolo, marketing, recursos humanos y finanzas.
Para que te resulte más sencillo, vamos a dividir un evento en 3 fases principales: antes, durante y después del evento deportivo.
Antes del evento
En esta primera fase llamada “antes del evento” o “fase previa” nos encargamos de planificar los objetivos y la tipología de nuestro evento teniendo de fondo aspectos tan importantes como los siguientes: finalidad que persigue el evento deportivo; disciplina deportiva; público objetivo; nombre y/o slogan del evento; presupuesto y recursos materiales y humanos; fechas y horas; apoyo en externos (fundaciones, asociaciones, Administración Pública, empresas de servicios deportivos…); normas; medios de comunicación y riesgos que puedan surgir.
Antes del evento debemos definir muy bien lo que vamos a hacer y cómo lo vamos a llevar. No será lo mismo hacer un campeonato que una carrera benéfica porque en función de cada actividad fijaremos una estrategia u otra así como el público al que nos vamos a dirigir.
Durante el evento
Ha llegado el momento crucial. En esta fase debemos poner en acción nuestra estrategia pensada en el paso anterior y es donde más nos vamos a jugar. Si previamente hemos trabajado la etapa anterior, es muy probable que tengamos un evento deportivo de éxito garantizado.
Para ello, no debes olvidarte de supervisar, validar, y reaccionar ante cualquier imprevisto que pueda surgir en directo.
Durante el evento es fundamental que no te olvides de tu público: VIP y público general. Es frecuente que los miembros del comité organizador inviten a «personas VIP» así que deberás tener un trato más especial con este tipo de personalidades que hacen, al mismo tiempo, que el evento sea más querido por el resto del público y espectadores.
Si acuden autoridades importantes, ten a mano el Real Decreto 2099/1983 de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
Facilita a tu público sistemas de gestión de entrada electrónicas para aquellos que quieran comprar la entrada con antelación y quieran ahorrarse colas.
Y, sobre todo, cuenta con un protocolo de evacuación y establece las entradas y salidas así como imparte instrucciones a tu público en caso de incendio o cualquier altercado que ponga en peligro la integridad de tus asistentes.
No te olvides de contar con un servicio de restauración para comer y beber en aquellas zonas habilitadas para ello.
Después del evento
Una vez concluido el evento deportivo, llegamos al post evento. No debes cantar victoria porque aún no hemos acabado el evento. Medir, evaluar y agradecer es fundamental en esta fase para ver con objetividad cómo ha funcionado el evento, qué debemos mejorar y qué debemos potenciar. De esta evaluación saldrán nuevas ideas, sugerencias y, por supuesto, nuevos eventos. Tendrás que agradecer a tu público la asistencia y preguntarle por el evento. Asimismo, deberás calcular ingresos, costes y comunicarte con los medios de comunicación.
Es importante que cuentes con una agencia de limpieza para que todo esté como lo encontraste.
Por último te puedes hacer la siguiente pregunta: ¿Ha cumplido el evento tus expectativas?
Plantearnos todo este tipo de cuestiones nos ayudará realizar más eventos deportivos en el futuro.
