Existen diferentes autores que hablan del concepto de “eventos deportivos”. Nosotros vamos a acudir a Shone (2001:4) para acercarnos a la definición de “eventos”, entendiéndose estos como “aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas”.
De esta manera, un evento es irrepetible y único, intangible y con un alto nivel de interacción entre los participantes dentro de un espacio y tiempo limitados. Asimismo, es preciso tener en cuenta las emociones o sentimientos que entraña en sí mismo un evento.
¿Qué es un evento deportivo?
De esta manera, si cogemos el concepto de “eventos” e intentamos buscar una definición para “eventos deportivos”, podríamos definirlo de la siguiente manera: actividades de carácter deportiva que se realizan cada cierto tiempo con beneficios positivos para los asistentes y participantes en el espacio donde tienen lugar: económicos, sociales, políticos, turísticos…
¿Cómo se organiza un evento deportivo?
A la hora de organizar un evento deportivo debemos tener en cuenta, por un lado, los objetivos, y los riesgos que plantea el mismo para poder evaluarlos (tanto al principio como a la finalización del evento). Para verlo más claro, vamos a desgranar los pasos de cualquier evento corporativo:
- Tiempo. ¿Cuánto va a dura tu evento deportivo? ¿En qué fechas? Si no queremos encontrarnos con obstáculos es importante marcar unas fechas para ajustarnos a los tiempos. Recuerda, es conveniente que sobre tiempo antes que falte, como en cualquier actividad de cualquier índole que organicemos. Es importante que todo esto lo recojas en una hoja de ruta que compartas con tus compañeros para evaluarla.
- Disciplina deportiva y deportistas. ¿Qué deporte se va a disputar en dicho evento? No es lo mismo realizar una clase de zumba que un partido de fútbol o una clase de aquagym porque las instalaciones deportivas varían en función del deporte. Y, en muchos casos, si dependes de instalaciones deportivas municipales necesitas saberlo con tiempo y pedir autorización. Igualmente, debes decidir si vas a hacer un evento deportivo de élite o más llano porque tus deportistas serán clave en esa elección. No es lo mismo acudir a aficionados que a deportistas profesionales.
- Instalación. este aspecto está relacionado con el anterior. Si dependes de instalaciones municipales deberás gestionarlo con suficiente tiempo porque es normal encontrar otro tipo de actividades que se celebren en el mismo.
- Presupuesto. ¿Con qué presupuesto cuentas? Este es un aspecto fundamental que debes incluir en tu hoja de ruta. Sé realista contigo mismo y no ambicioso. Y, por supuesto, planifica un presupuesto a largo plazo para evitar problemas.
- Patrocinios. Es habitual encontrar patrocinios o juegos paralelos en torno al evento para poder obtener ingresos extras. Asimismo, contar con merchandising ayudará a enganchar a tu público
- Difusión. Realiza un plan de comunicación que te ayude a difundir tu evento deportivo así como los medios y canales que vas a usar para difundirlo. Cuenta con dejar una partida presupuestaria a publicidad en caso de que tu evento no se haya difundido de manera orgánica y tengas que recurrir a invertir en medios convencionales o en Internet. En dicho plan de comunicación, incluirás también las acciones que se hagan antes, durante y después del evento para medir el impacto en los medios, redes sociales o Internet.
- Seguimiento y evaluación. ¿Estás cumpliendo los aspectos marcados en la hoja de ruta? Si te guías por la hoja de ruta sabrás si vas por buen camino o por el contrario tienes que modificar cosas
- Capacidad de respuesta ante imprevistos. Te guste o no, pueden surgir imprevistos, algunos con tiempo de antelación y otros el mismo día del evento. No hay que darlo todo por perdido, es algo que puede ocurrir y lo más importante es tener capacidad para responder ante dichos obstáculos y cómo lo vamos a resolver. Recuerda mantener la calma para que tu público y deportistas lo estén también
- Análisis final. Una vez que ha terminado el evento deportivo toca evaluar. Revisa los objetivos y mira si se han cumplido, qué has obtenido, ha cumplido tus expectativas o las ha superado, vas a repetir en el futuro o mejor dejarlo así. Estas son algunas de las preguntas que debes hacerse cuando evalúes tu evento.
Al terminar tu evento deportivo, pide también el feedback de tu público. Éste es clave para saber si ha tenido éxito o no. A veces te dirá cosas que no te gusten pero igualmente te servirá para no repetirlo en el futuro. E igualmente, obtener feedback de tu público te permitirá saber qué has hecho bien, no todo iba a ser malo.
